Persbericht

Op 3 maart heeft Leidschendam-Voorburg als eerste gemeente de processen rondom de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) geheel geautomatiseerd en gedigitaliseerd. Vanaf nu is er rond Wmo-aanvragen geen papieren dossier meer nodig. Dat kan door het gebruik van Verseon, een programma dat onderdeel is van de midoffice. Vanuit verschillende afdelingen is er meegewerkt aan de nieuwe werkwijze.

Digitaal dossier
Vanaf nu wordt van een Wmo-aanvraag direct een digitaal dossier gemaakt. Formulieren en bijlagen worden door team DIV gescand en aan het dossier in Verseon toegevoegd. Hierdoor zijn alle gegevens altijd digitaal beschikbaar voor bijvoorbeeld de Wmo-consulenten. Ook in het klantcontactcentrum (KCC) kunnen straks alle relevante medewerkers de voortgangsinformatie over een aanvraag vinden.
Alle stappen die een aanvraag moet doorlopen, zijn voorgeprogrammeerd. De Wmo-medewerkers krijgen automatisch een seintje over de verschillende stappen die nodig zijn bij de afhandeling. Het systeem bewaakt de acties voor de medewerkers en houdt de maximale doorlooptijden in de gaten.
Het maakt niet uit of een inwoner zich meldt in Leidschendam of Voorburg of aan de telefoon. De informatie is altijd beschikbaar voor de medewerkers van het Zorgloket. Ook als een medewerker ziek of op vakantie is, dan kunnen zijn collega's zonder problemen bij het juiste dossier.

Hoe werkt het precies?
Een medewerker van DIV scant de documenten van de Wmo-aanvraag en voert ze in Verseon in. Hij koppelt de documenten aan de gegevens van de aanvrager. Hiermee is een ‘zaak' aangemaakt. Vervolgens krijgt de administratie van het Wmo-team automatisch een seintje dat er een nieuwe zaak is. De Wmo-administratie ziet op het beeldscherm alle gegevens en gekoppelde documenten. De administratie vult de gegevens waar nodig aan. Vervolgens wordt er een bevestiging naar de klant gestuurd. Als de administratie klaar is, dan gaat het digitale dossier naar een consulent.
Iedereen die aan een zaak werkt, kan aantekeningen maken. Al die aantekeningen blijven in het digitale dossier bewaard. Ook wordt alle correspondentie in het systeem opgeslagen. Alle informatie over een zaak is digitaal opgeslagen en is voor alle medewerkers beschikbaar. Natuurlijk voldoet de werkwijze aan alle eisen van de privacywetgeving.

Nieuwe werkwijze samen ontwikkeld
Bij het vormgeven van de nieuwe werkwijze zijn diverse medewerkers nauw betrokken geweest: van DIV, het Zorgloket en van I en A. Vervolgens hebben alle medewerkers een cursus voor het gebruik van Verseon gehad. Vanaf februari is er op de werkplek geoefend met het systeem. Op maandagmiddag was er een klein feestje voor de betrokken medewerkers.
De digitalisering en automatisering van het Wmo-proces passen binnen de ontwikkeling van het gemeentelijk klantcontactcentrum. Het uitgangspunt daarvan is dat de burger ons op een voor hem makkelijke wijze kan benaderen. Dus niet alleen per post, telefoon, balie, maar ook digitaal. Ongeacht de manier waarop hij zijn vraag stelt, hij krijgt snel en correct antwoord.